ファイル、フォルダの整頓術 - そもそも整理、仕分けはもうやらなくて良い

はじめに

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無意識のうちに毎回、「あのファイルどこにあったかなぁ」と考え、探しているこの行為。「この小さな時間と労力は、長期的に見ると莫大なコストを支払っているのではないか?」と思うのです。

パソコンやデジタル端末を使い続けていくと、使わないファイルがどんどんと溜まっていきます。気づかない間に、目的のものを探すこと自体がたいへんな作業となってしまいます。使っていないデータがその場にあるだけで、知らない間に確実にエネルギーは削られています。

まるで、物置き小屋の中から、探す作業を毎回行なっているような状態です。

探す作業に埋没して、本来やるべきことをやろうとする頃には疲れ切ってしまいます。いらないファイルをいつまでも残していると、ものが多すぎて整理、整頓しようとする気すらなくなってしまいます。

使わないものはクラウドへ

『パソコンは作業スペースであって、データ置き場ではない』

まずは図のように、使わないものはクラウドにアップすればいいと思います。ほとんどのクラウドサービスは公開、非公開は自由に設定できるはずです。バックアップを気にする必要がなくなり、ストレスフリーになります。作業用の手元のパソコンをThinクライアントにしていく感じです。必要なものだけが机の上に残り快適になります。ストレージサービスが流行ってるのも、「必要ないものを目の届かないところに追い出す」という意味では同じなのかもしれません。

必要なものは検索で

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徹底的に目の前にあった必要のないものを、別の場所へ追い出したとしましょう。いざ必要となった時はどうするれば良いでしょうか?

検索で探します。

Google検索とおなじように、検索で過去のファイルを見つけるのです。

あとで検索して見つかるように、重要なキーワードをあらかじめ名前に入れておくようにします。むつかしく考えず、Google検索している時のように、自分だったらどういうキーワードで探すだろうかと考えれば良いのです。

フォルダの階層構造を覚えるのは難しいですが、キーワードなら簡単に覚えられます。キーワードというのは、なかなか忘れるものではありません。パターン化されていて、自分のクセが強くでます。ある種、口癖と似ているのかもしれません。

それに比べ、ツリー構造で管理する場合は「しりとり」のように階層を連想させて覚えていかなければなりません。「しりとり」ならまだましですが、現実的にそのようなネーミングにすることは不可能でしょう。

また、階層構造を目で見て判断するということは画像認識にたよることになります。毎回同じ状態ならまだしも、階層構造は作業内容とともに変化していきます。そうなると、以前とまったくの状態を視覚的に覚えるというのは不可能です。

メジャーなサービスにおいて、ファイル管理の方向は「検索」にシフトしている気がします。Googleフォト、Gmail、Spotlight(Mac)などはキーワードで検索する方向です。アーカイブ機能で、使わないものは目の前から追い出し「必要な時は検索してくださいね」という方向です。

これは、データ抽出や仕分け作業をAI(アルゴリズム)に任せるということです。そうなると、ツリー構造を毎回見て判断するという必要がなくなります。さらに、フォルダ分けとかカテゴリ分け、タグ付け作業の必要すらなくなります。検索して探せば見つかる状態にするのです。つまりは、Google検索などのサーチエンジンの発想そのものです。

普段フォルダをあちこち移動している方は、冷静に長期的視点に立って、「探しているコストの大きさ」を考えてみてもいいのかもしれません。という私も、感情的にぽちぽち探すクセが抜けませんが。こういうことを考えていると終いには、「調味料や冷蔵庫の食材も、検索して取り出せたらなぁ」と思ってしまうのです。